东北林业大学国际学生联合会档案管理制度

第一章 总则

第一条 为了加强国际学生联合会（以下简称联合会）的档案管理工作，使之规范化、制度化、科学化，更好地为学生会各项工作服务，结合实际情况，特制订本工作细则。

第二条 秘书处下设综合档案室，并配备管理人员，集中管理各项工作形成的全部档案，包括文书档案、活动档案、声像档案等既有保存价值的有关材料等。

第三条 档案室的职责与任务

1.贯彻执行档案工作方针政策；

2.统一收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管各种不同载体的全部档案，编制各类档案检索，并积极有效地开展利用和编辑研究工作；

3.做好档案保存工作，同时负责对档案的保护、修补、复制、检查、销毁工作；

4.完成好领导交办的其他档案工作任务。

第二章 归档文件的质量

第四条 各类归档文件必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的联系，区别不同价值，便于保管和应用。

第五条 归档文件材料应放在文书内容针对的年度，不同年度的文件一般不得放在一起。跨年度的规划、总结、分别放在内容相对的第一年和最后一年。

第六条 永久、长期、短期的文件必须按规定的格式填写归档文件目录。归档文件目录应放在首，如没有文件标题的根据其内容拟写标题；会议记录应填写会议时间及主要内容。

第七条 归档文件要按要求填写封面内容并一律用黑色碳素笔填写，体式要求一致，文字规范。

第三章 档案的整理和归档

第八条 联合会在工作中形成的档案均为一个全宗，并按其内容不同制定统一的分类方案。分类一般按年度、部门分类。

第九条 归档档案的排列，按不同的门类、载体和不同保管期限分别排列，方法必须统一，前后应保持一致，不得随意改动。

第十条 任何人或部门不得私自保存、销毁档案；对已立的档案不得从中抽取材料，确需添增材料的，应征档案管理人员同意后，按建立档案要求办理。

第四章 档案的保管

第十一条 为确保档案的安全，最大限度的延长档案的寿命，应科学安排可容纳全部档案的专用档案柜及其他防护设施；档案柜内不得存放其他与档案无关的物品。

第十二条 文书档案、财会档案、声像档案应按有关规定进行保管。

第五章 附则

第十三条 本工作细则由秘书处负责解释。

第十四条 本工作细则如与上级有关规定相抵触，以上级有关规定为准。

第十五条 本工作细则自发布之日起生效。